業務にジャストフィットしたパッケージでノンカスタマイズを実現!
多様な検索・分析も可能にした、かゆいところに手の届くシステム

代表取締役社長  北島 大太朗氏 システム担当室長の瀬田裕士氏 システム担当副主任の神田亘氏

導入の背景

表計算ソフト中心で個別に業務処理、 全社在庫の把握に時間がかかる

「精神と身体の健康に役立つ食品を扱う、つまり、生命の根源にかかわるビジネスをしています」と、開口一番、日本緑茶センター株式会社 代表取締役社長の北島大太朗氏は語りました。日本緑茶センターは、1969年の創業と同時に、ハーブティ/フルーツティの世界市場最大手であるポンパドール・ハーブティの輸入を日本で初めて行い、ハーブティという言葉さえなかった日本市場に導入し、開拓してきたパイオニアです。
1980年には、塩が専売であった日本に、岩塩ベースのハーブ & ミックス調味料「クレイジーソルト」の輸入・販売も開始。日本におけるハーブの位置づけを、「嗜好品から健康必需品へ」と高めるためのリーダーシップをとってきました。
現在では、カフェインを含まないデカフェ紅茶や、最近注目の頭脳を活性化させるマウンテンハーブなど、高齢化・少子化といった時代のニーズに応えるハーブ製品も幅広く手掛けています。
また、1996年から、日本初の中国茶ティーサロン「茶語(ちゃゆう)」を新宿髙島屋と大丸札幌店で運営して、茶葉を使ったオリジナル料理のイートイン、茶器販売はもとより、茶芸(中国・台湾の茶道)等のカルチャー発信にも力を入れてきました。
製品アイテム数は約2,000品目。納品先は、輸入食料品店、百貨店、高級スーパーマーケット、GMS(総合スーパー)など全国約2,500店です。
アイテム数は年々増加傾向にあり、「さらなる多品種少量生産に対応していかなければなりません」と北島氏は語ります。

しかし、多品種少量の製造業事業を支えなければならない販売管理システムが、これまでは問題を抱えていました。
「当社は、『重量単位』で原料を輸入し、ティーバッグなどに加工した後は『個数単位』で管理します。材料/半製品/製品でそれぞれ歩留まりが異なるため、在庫管理も原価管理もむずかしい。従来のシステムは、製品レシピを登録して、複雑な生産管理を一貫させる構成マスター』の機能が弱いため、膨大なカスタマイズを施しました。そのせいで信頼性が低下してしまい、よくストップして、業務に支障が出ることもありました」と、システム担当室長の瀬田裕士氏は明かします。
業務が止まるのはなんとしても避けなければなりません。現場担当者は、表計算ソフトで日常の業務処理を行い、結果だけ販売管理システムへ入力するようになりました。信頼性が低いせいで、販売管理システムが月締めと伝票発行が目的のシステムになってしまったのです。
「リアルタイムな在庫を知りたければ、関係者全員に声をかけて数値を提出してもらい、集計しなければならないという状況でした」と、システム担当副主任の神田亘氏は言います。

代表取締役社長  北島 大太朗氏

代表取締役社長  北島 大太朗 氏

導入のポイント

中小規模の製造業にぴったり適合、 シンプルなしくみで業務全体をしっかりカバー

不便だと思いつつシステムを使っているうちに、2014年のサーバ更改時期が迫ってきました。
サーバを入れ替えると、Windows OSも、販売管理システムも、同時にバージョンアップしないと動かなくなります。
日本緑茶センターは、これ以上の追加投資をするのはやめて、全面刷新する決心をしました。
「Webで調べたり展示会に行ったりして、6製品をピックアップしました。しかし、販売管理システムの多くは、加工賃を原価に組み込むことができなかったり、輸入経費を加味した仕入処理をするにはカスタマイズが必要であるなど、製造業の生産管理システムとしての機能が役不足でした」と神田氏。
最終段階で、生産管理と販売管理の機能がともに充実している製品として絞り込んだのが、必要な機能をコンポーネントで組み合わせる製品と、楽商メーカーLightの2製品でした。
楽商メーカーLightは、構成マスタ登録機能、そして、構成マスターを利用しての所要量自動計算の機能が堅牢に設計されており、「重量」から「個数」への変化にもスムーズに対応して、確実な在庫管理・原価管理ができます。
楽商メーカーLightの最大の魅力は、シンプルであることでした。機能が絞り込んであるので、入力項目が少なくて済む、にもかかわらず、当社が見たいデータ項目はしっかり押さえてあって標準機能で管理できました。当社の規模とニーズにぴったり合致していたのです。もう一方の製品は、当社より大規模な製造業向きであり、生産管理の項目が複雑で多岐にわたるため、現場の負荷が増えることが予想されました」と神田氏。
「旧システムはカスタマイズしすぎたという反省がありますから、新システムはできるだけカスタマイズしないでそのまま導入し、システムに合わせて業務手順のほうを改革し、標準化を進めようと考えました。

楽商メーカーLightは、標準機能だけで当社の業務に最も近いため、ノンカスタマイズ導入が可能でした。JSTの楽商シリーズは、対象業種を細かく分けてパッケージ展開しているため、楽商メーカーLightが中小規模の製造業にぴったりの機能になっているのでしょう」と瀬田氏は補足します。
そして、輸入経費を加味した原料原価管理ができる「輸入諸掛按分処理」の機能も重視しました。
「以前は、毎月原料を輸入するたびに、諸掛費用(関税、通関料、保管料、保険料等の輸入経費)を加味した原価を表計算ソフトで計算したうえで、その原料を使っている製品の単価マスタをその都度修正していましたから、大変な手間でした」と神田氏。
楽商メーカーLightは、ドルやユーロなど外貨立てでの原料取引で、諸掛費用を輸入ロット単位で原価按分したうえで、その原料を使っている製品すべての売上原価を自動的に修正する機能を備えています。

また、JSTは基本的に、担当営業やSEを異動で交代させないという点も評価ポイントでした。
「ずっと同じ担当者であれば、運用方法や問題点などの全体像を将来にわたって共有しながら、システムを機能アップしたり、使い込んでいけます。導入して終わりではなく、導入後の運用相談やアドバイスこそがわれわれユーザにとっては大事なのです」と神田氏。
さらに瀬田氏は、「JSTの担当者は経験が豊富で、導入検討段階から、こちらのニーズを話すと、的確に理解してくれると感じました。しかも、当社の要望をカスタマイズ開発して解決するのではなく、『標準機能のメニューを使って、こうしたら解決できないか』と提案してくれましたから、そこでも初期費用を抑えることができました。ヒアリング力と提案力が抜群でしたね」と語りました。

システム担当室長の瀬田裕士氏

システム担当室長 瀬田裕士 氏

構成図

生産管理はノンカスタマイズ導入し、 システムに合わせて業務手順を変革

日本緑茶センターは、楽商メーカーLightの導入を決定し、2014年7月に生産管理、翌2015年4月に販売管理を本稼働させました。利用拠点は、東京本社、大阪支店、静岡物流センターの3カ所です。VPNネットワークを構築し、いつでも販売管理システムへアクセスできる環境を整えました。
楽商メーカーLightによって、受注から、売上、輸入、発注、仕入、生産、出荷手配、入金まで、業務全体を1つのしくみでカバーする体制ができました。このほか、商品移動管理、納品書発行、生産報告処理、棚卸、ロット管理、倉庫別在庫管理、委託倉庫システムとの出荷データ連携なども、楽商メーカーLightの機能を使って実行しています。

生産管理はほぼノンカスタマイズで早期導入しましたが、販売管理はカスタマイズを加えました
カスタマイズしたのは、受注入力操作、出力伝票、納品先個別の基準に沿った消費期限/出荷期限管理、納品先ごとの税抜/税込選択表示、想定原価シミュレーション、ダッシュボード的な日報出力などの機能です。
まず、受注入力をスピーディにするためのユーザビリティに磨きをかけました。約2500社の納品先から、FAXで注文が送られてくるため、日々の受注入力作業の負荷軽減は、重要なニーズだったのです。カーソルの動きを制御したり、納品先の社名を入力しただけで、得意先や届け先として設定してある項目を自動表示するしくみも作りました。
想定原価シミュレーションも、便利に活用している機能です。
「輸入原料が天候不順などで高騰した際に、その原料を使った製品の原価や粗利にどれくらい影響するかを試しに計算できる機能を作りました。3000円だったものが5000円に値上げされるとどうなるか、それでは仕入先を変えるとどうなるかなど、販売管理システムのマスターを使って正確にシミュレーションできるので、検討するのがとても楽になりました」と神田氏。

また、ワンクリックするだけで、その時点の売上/粗利を整理して、表計算ソフトへ一括表の形で出力する「ボタン」も作りました。非常に簡単な操作になったので、全社、エリア別、製品別などの情報をA4サイズ1枚にまとめた日報を毎日出力し、営業担当者が気軽にチェックする習慣ができています。
さらに神田氏は、カスタマイズではなく、楽商メーカーLightの標準機能で「使ってみたらとても便利だった機能」も、列挙してくれました。
そのひとつは、商品マスターに画像を登録できる機能です。似た名前の製品も、画像で瞬時に判断できるようになりました。
商品引当照会という機能も優れています。倉庫別の在庫・発注残・受注残・受注引当明細を1画面でパッと確認できます。たとえば、ある工場で共通資材が不足したとき、他の倉庫に在庫がないか、一瞬で確かめられるのです」と神田氏は言います。
商品構成検索も日常的に活用している機能です。構成マスターを逆読みして、この原料を使っている製品/半製品はどれであるか、簡単な操作で検索し、一覧表表示できます。
もうひとつの「便利だった標準機能」は、自社用のヘルプボタンを作れる機能でした。
「特に生産管理の導入には苦労しました。システムを正しく使ってもらうために、本社・大阪・静岡を何度も回って運用ルールを説明したり、部門ごとのマニュアルを作成・配布して、利用者全員に覚えてもらいました。さらに、楽商メーカーLightは、各メニューにヘルプボタンが表示されており、そこに当社独自の情報を登録する機能があることに気づき、操作説明だけでなく、そのシーンで必要となる運用ルールの説明も組み込んで登録し、利用者に活用してもらいました」と神田氏は解説します。

瀬田氏は、「月締めが目的の旧システムとは異なり、新しい販売管理システムは、各自が入力すれば、そのデータが反映された結果をまた各自がリアルタイムに見て業務に活かせるシステムであるため、『やればやるだけ良くなる』ということが実感され、モチベーションが上がりました。
それでも、各自が工夫してやっていた業務のやり方を根本から変えるのですから、現場が混乱するのは当然です。運用ルールを定着させようと粉骨砕身した神田氏の熱意があったからこそ、その熱意にみんなが賛同する形で、業務改革が定着したのだと思います」と語りました。

システム担当副主任の神田亘氏

システム担当副主任 神田亘 氏

導入の効果

在庫が見えるようになり、原価計算も、輸入価格管理も自動化

販売管理システム全体が本稼働開始してから、ほぼ1年が経ちました。
日本緑茶センターは、システム刷新にあたって「実現したい要件」を6項目挙げていましたが、今やそのすべてを実現することができました。

第1に、システムの信頼性が高まり、処理スピードも上がりました。第2に、業務が一本化でき、データが一貫するようになったため、在庫が見えるようになり、原価管理の精度も上がりました。いままでは『輸入』『生産』『販売』がそれぞれ独立した島になっていたのが、『輸入―製造―販売』と一本線につながったイメージです」と神田氏。
倉庫毎の在庫が見える、日々の業務処理さえしていれば原価計算が自動でできる、シンプルな入力作業だけで輸入価格の管理もできる、財務部門に対しても早く数字を出せるようになったと、神田氏は改善点を次々に列挙します。
「しかも、日々のデータを社員全員が見られて、自分の業務に活かすのが当たり前になりました。正しい在庫管理の大切さについて社員全員があらためて認識し、システムでしっかり管理していこうという姿勢が浸透したのです」と瀬田氏は強調します。
第3に、表計算ソフト一辺倒だった業務処理から脱却して、会社全体の業務標準化が進みました。担当者が不在のときでも、他の人が正確な在庫引当て処理を行えるので、業務が停滞しなくなったのはその一例です。第4が、ロット管理、および原料のロット単位のトレースの実現、第5が、マスター登録業務の負荷軽減、第6が、棚卸の一連作業の簡素化です。
その導入効果は、さまざまな部門のさまざまな業務に広がっています。

次の課題としては、生産管理システムの機能アップです。
ほぼノンカスタマイズで2年間使うなかで業務標準化も達成できましたので、今後は、実務に合わせた使い勝手向上を図っていきます。また、現在庫と販売予測のデータを活かした生産計画立案、棚卸でのハンディターミナル利用なども、カスタマイズ/導入を検討中です。
システムと業務の両面を理解したJSTの的確かつ親身な提案とサポートが、これからも引き続き、強く期待されています。
取材終了後笑顔の両氏

取材終了後笑顔の両氏

日本緑茶センター 株式会社 様

代表者:代表取締役社長  北島 大太朗 / 業種:食品輸入製造卸業
事業内容:世界のティー&ハーブ、スパイス、塩、油、樹液・穀類の輸出入と
     関連商品の企画開発、製造、卸、小売、飲食店経営
URL:http://jp-greentea.co.jp/

日本緑茶センター 株式会社 様ロゴ

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