販売管理システムの刷新で、在庫引当が大幅効率アップ。
クリック1つで出来ることが増え、「お客様のため」に動ける環境に!

木下渋谷小林氏

導入の背景

販売・在庫管理システムの機能不足を人手作業で補っていた

株式会社三和製作所(以下、三和製作所)は、「健康と安全のスペシャリスト」として、メディケア(健康、医療、介護福祉)、セーフティ(安全、防犯、防災)、グリーンエコ(緑化、園芸ガーデニング、環境)の3領域の製品を製造、および卸売販売しています。
2000年代は、カタログ販売に力を入れて売上を伸ばしてきました。例えば、学校向けメディケア事業では、保健室備品などを網羅したカタログを発行して保健室に常備してもらい、受注・販売は全国約400社の代理店経由で行っています。
「小中高が全国に約3万8000校あるといわれるなか、カタログ配布数も3万5000部に達していますから、学校カバー率は92%程度に達しています。今後は、医療、在宅医療、介護にも焦点をあてて、カタログ販売事業を拡大していきたい。」と、小林広樹代表取締役社長は意欲的に語ります。

代表取締役社長小林広樹氏

代表取締役社長 小林広樹 氏

事業が順調に拡大していることもあり、従来の販売管理システムは機能不足に陥っていました。
最大の問題点は、在庫引当機能が不十分だったこと。」と、営業部 CS課 課長の渋谷誠氏は説明します。
受注に応じて在庫を引き当てることはできましたが、予定在庫の機能がないため、発注品が実際に物流センターへ納品されるまで引当業務を行うことができません。受注と発注が繰り返し行われて予定在庫が変化すると、どの注文をどの順番で引き当てれば良いか、人が手作業で指示しなければなりませんでした。

営業部 CS課 課長の渋谷誠氏

営業部 CS課 課長 渋谷誠 氏

「インフルエンザが流行してマスクの注文が殺到したときなど、連日、会社に泊まり込んで徹夜で在庫引当作業に追われました。」と渋谷氏。機能を追加・修正したくても、カスタマイズのできないパッケージソフトだったのです。

同社発行のオリジナルカタログ

同社発行のオリジナルカタログ

導入のポイント

課題の在庫引当も実現できた「カスタマイズできるパッケージ」

システムの機能不足を、人が残業して補っている。
この問題が表面化したのは、急激に売上が伸びた2007年頃からです。5~6社の販売管理システムを入念に調べましたが、気に入ったものが見つからず、不満をくすぶらせながら旧システムを使い続けていました。
 JSTの販売・在庫管理システム「楽商」を知ったのは、2011年のことです。
一番の魅力は、『カスタマイズできるパッケージ』だったことこれなら、やりたいことができそうだと思いました。」と渋谷氏。

小林社長は、「わたしが気に入ったのは、JSTという会社の姿勢。ユーザ企業は100社100様のニーズがあるということを理解して、そこに『寄り添って』一緒に取り組もうという姿勢でした。」と語ります。予定在庫の引当、発注残管理などの機能は、他社の製品も備えていました。しかし、一歩踏み込んで「こういう引当をしたい」と要望すると、「それはむずかしい」「そのカスタマイズだけで100万円かかります」のひとことで、話が終わっていました。
「ところがJSTは、『こういうやり方がありますがどうですか?』と、必ず何らかの解決策を示してくれます。提案が形になっているので、そこから視点を変えてみたり、話を詰めていったりすることができるのです。」と小林社長は言います。

ハンディターミナルを使えるようになるのも魅力でした。
三和製作所では2万アイテム以上の商品を扱っており、出荷ミスを避けるためにハンディターミナルを使いたいと考えていましたが、旧システムは対応していなかったのです。しかも楽商は、無線LAN対応のハンディターミナルが使えるため、パソコンのデータをいちいち読み込みにいくという手間をかけることなく、現場作業を続けられます。

構成図

導入の効果

ピーク時の在庫引当作業が、徹夜作業から1分の確認作業に

2011年11月、新しい販売在庫管理システムが稼働を始めました。利用者は、東京都江戸川区の本社と千葉県船橋市の物流センターの約25ユーザです。受発注の引当機能と在庫補充発注機能をカスタマイズして強化したことで、年来の課題だった在庫引当の問題はみごとに解決しました。
「発注先から入荷予定日の回答をもらって入力すると、在庫引当は自動処理されます。以前には、紙伝票に書かれている注文残を参照しながら3時間かけていた作業が、1分程度のチェックだけで完了するようになりました。」と、京葉物流センター 業務部 センター長の木下智史氏は言います。
納期回答も自動化しました。客先に応じてFAXかメールで納期回答が1日2回送信され、人手をかける必要がまったくありません。客先からの納期問い合わせ電話は激減しました。
在庫適正化も進みました。
「システム側では、予定在庫まで含めた在庫管理をしており、あらかじめ設定しておいた発注点(しきい値)を下回ると、『在庫発注処理機能』にリストアップしてくれます。薄い紙の箱にパッケージされている商品は重ねると傷むので在庫を持ち過ぎないなど、商品ごとにきめ細かい発注時点管理をしつつ、無駄な在庫を持たなくて済むようになりました。」と木下氏は言います。
さらに小林社長は、「数年前の在庫と、売上が30%伸びた現在の在庫がまったく同じ金額規模で運用できており、しかも欠品発生率は激減しました。つまり、在庫の回転率が大幅に向上したのです。」と強調します。

京葉物流センター 業務部 センター長の木下智史氏

京葉物流センター 業務部 センター長 木下智史 氏

無線LAN対応のハンディターミナル導入で、出荷検品の精度も向上しました。
「出荷指示書にバーコード印字されている番号をハンディターミナルで読み、続けて商品のバーコードを読むだけで、適合していなければピピピと警告音が鳴ります。パッケージ外装はまったく同じでサイズだけ異なる商品などもたくさんありますが、ベテランでなくても正しく出荷できるようになり、出荷ミス・出荷漏れの発生が10分の1に減りました。」と木下氏。
便利なハンディターミナルは、入庫検品にも活用する予定です。発注先へバーコード付きの発注書を渡し、その下欄を納品書として利用してもらうという工夫により、ハンディターミナルによる入庫検品作業だけで仕入入力が完了し、手入力が不要になります。
このほかにも、発注作業の効率化、社内の会計システムとの連動、社外の運送会社の送り状システムとの連携など、さまざまな効率化が実現でき、業務改善・物流改善が大きく進みました。

無線ハンディターミナルによる出荷検品作業の様子

無線ハンディターミナルによる出荷検品作業の様子

「最も大切な成果は、お客様のために動けるようになったこと。マウスクリック1つで済む業務が増えたため、人間は、季節変動の流れを先読みしたり、お客様のためにはどこを変えればいいかなどを考える時間ができました。業務効率化とは、社員が無理のない働き方ができる環境を作って、お客様のために力を集中できるようにすることなのです。」と小林社長は語ります。
次の課題は、CRMです。顧客をグループ分けしてアプローチを変えたり、販売履歴やクレーム対応履歴を顧客ごとに一元管理するなど、やりたいことはたくさんあり、楽商が備えているCRM機能をさらにカスタマイズして、三和製作所の販売戦略にフィットさせていく計画です。
「医療品のカタログ販売はまだ草創期であり、市場ニーズに合わせて会社も社員もすばやく変わり、どんどん成長していかなければなりません。変わるとはチャレンジすること。その変化に親身になってつき合ってくれるJSTは貴重な存在です。システムを売るベンダーではなくて、こちらのやりたいことを一緒になって形にしてくれる会社、長い年月を一緒に歩んでいけるパートナーだと感じています。」と小林社長は、JSTの今後の対応にも大きな期待を抱いています。

楽商を導入した本社オフィスの様子

楽商を導入した本社オフィスの様子

株式会社 三和製作所 様

代表者:代表取締役社長 小林 広樹 / 業種:医療機器製造業、医療機器卸売業
事業内容:メディケア、セーフティ、グリーンエコの3事業領域で、卸売販売と同時に、数多くのオリジナル製品も製造している。
URL:https://www.sanwa303.co.jp/

株式会社 三和製作所 様ロゴ

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