CASE STUDY三國機械工業 株式会社 様

東京・両国に本社を置く三國機械工業は、60年の歴史を持つエンジニアリング商社です。コンプレッサー、油圧、ガス、熱交換などに関わるプロセス機器システムについて、設計・製作から、調達、据付工事、メンテナンスまでをトータルに請け負うエンジニアリング会社であると同時に、ロシアとマレーシアに現地法人を持ち、全世界との製品輸出入・販売代理店機能を果たす商社でもあります。また、「システム一括を提案する『システム・オルガナイザー』」であることを重視して、顧客ニーズに対応した商品の開発と販売を行ってきました。
三國機械工業が、販売管理、人事・就業、給与システムから、ICカードを使ったタイムカードやセキュリティのしくみまで、社内業務のやり方を一新するプロジェクトを立ち上げたのは、2009年のことです。
「モノ・人・金の流れをリアルタイムに見えるようにして、もっと効率よく機敏に動ける体制を作りたいと考えました。」と、プロジェクトリーダーは語ります。
プロジェクトでは、さまざまな社内改革に取り組みました。
販売管理について言えば、従来は、受発注の伝票ベースですべてが動いていました。発生した伝票を経理へ集めて、Microsoft AccessとVisualBasicで自社開発したシステムへ集中入力していたのです。伝票の集計はできましたが、進行中の案件の部品調達状況をチェックしたり、売掛金の回収予定を前もって把握する機能は備えていませんでした。
世界中から信頼される商社として、機敏に動くことができるようにするには、販売管理システムをまったく新しい発想で作り直す必要があったのです。

販売管理システム構築にあたっては、時間をかけて自社開発するのではなく、パッケージを採用することにしました。オーダーメイドにこだわるよりも、まずはパッケージを買って使い始めて、全社が同じルールに従って業務処理するということに慣れることが大切だと考えたからです。
しかしパッケージ選定は難航しました。
三國機械工業は、プラントシステムを構築するエンジニアリング会社であると同時に、機械・システムを単品で販売する商社でもあります。販売部門からエンジニアリング部門へ「社内販売」することもあれば、逆に、エンジニアリング部門が作ったシステムを販売部門で「社内仕入れして外販」することもあります。こうした多様な業務処理をすべてカバーして、しかも、経営層が求める「途中経過のリアルタイム把握」ができるパッケージは、簡単には見つからなかったのです。
プロジェクトメンバーはさまざまな展示会へ足を運んで情報収集を重ね、最終的に６社７ソフトに絞り込んで詳細検討したうえで、当社の「楽商 機工ACE」を選びました。「楽商 機工ACE」は、多品種の機械器具を取り扱う卸売業に特化した販売管理パッケージです。
「パッと見ただけで、『楽商 機工ACE』は、装置や機械の受発注管理がやりやすい、当社にとって手頃なパッケージだと思いました。『販売管理はこうあるべき』と大上段に構えてSEが机上で作ったのではなく、現場を熟知している人が、数多くの経験値を積み重ねて調整しながら出来上がったソフトという印象でした。」とプロジェクトリーダーは語ります。
柔軟性はきわめて高く、１つの案件で数百の機械部品の仕入れを伴うエンジニアリングの販売管理ができるうえに、機械部品を単品として卸売するときの販売管理、在庫管理もできます。また、単発の部品を販売管理するとき、マスター登録をしなくても「登録外部品」とするだけで商品名を入力できるなど、他のパッケージにはない便利な機能もそろっていました。
しかも、見積から始まって、受注、発注、仕入、売上に至るまで、データが連係しています。したがって、さまざまな角度からデータベース検索を行って、「途中経過のリアルタイム把握」をすることが可能でした。

カスタマイズできることも重要なポイントでした。
「他のパッケージは、製品専用のカスタマイズツールをオプションで購入しなければならなかったり、カスタマイズできる範囲に制限があったりして、とにかくカスタマイズしにくい。カスタマイズすると、パッケージ本体価格の3倍の値段がかかる製品もありました。」とプロジェクトリーダー。

エンジニアリング商社の複雑な業務をすべて網羅したうえで、予算実績管理、前月比較など、経営効率を高めるためのさまざまな管理資料を出力できるようにするために、カスタマイズは不可欠でした。また、三國機械工業の見積書は、部品ごとの仕様など、多くの情報を記載する形式であったため、見積書の備考欄を可変対応にして、長い説明付きの項目、説明なしの項目などが混在しても見やすいレイアウトが自動的に整うようにと、カスタマイズした部分もあります。
「JSTは、カスタマイズの手間を嫌がらないという企業姿勢が明確でした。やりたいことをいろいろ言うと、何とかして実現してみようと前向きに検討して、何度も提案を重ねてくれます。パッケージ選びというのは、比較表に〇×をつけて決めるものではないと、つくづく感じました。」とプロジェクトリーダーは振り返ります。

2010年12月、新しい販売管理システムが本稼働を開始しました。
使い始めて約1年ですが、パッケージを導入した狙いのとおり、業務フローが見えてきて、社内にルールができつつあります。入力制限などのシステム機能に合わせて業務を動かすうちに、全社統一の検収条件も明確になってきました。
企業活動の「見える化」も大きく進化しました。見積書が300行にわたる案件も、1行で済む案件も一元的に管理して、全体がどう推移しているか、明細はどうなっているか、即座にわかるようになりました。進行中の案件すべてを、営業担当者別、営業所別、取引先別、前月比などで集計して、途中経過をリアルタイムにチェックできます。
しかも、こうした管理資料は、「楽商 機工ACE」のカスタマイズにより、ボタンをクリックするだけでExcelの表生成まで自動処理されます。単品販売もエンジニアリング案件も同じ次元で管理できるため、管理資料を用いる経営会議では、異なる部門間での議論も活発に行なわれるようになりました。

2011年12月の新年度からは、売掛金回収管理も始まります。販売管理システムを、他のパッケージで構築された会計システムと連係させて、売掛金回収残の月次推移を個別案件ごとに自動計算できるようにしたのです。
さらに次には、資金繰り表の作成も計画しています。お金の流れを管理することで、経営効率が一段と高められると期待されます。
使い始めてからでもカスタマイズを加えられる「楽商 機工ACE」は、今や、「余分な機能を削ぎ落として小回りのきく、三國機械工業様仕様のERPシステム」へと育ってきました。今後も、同社のエンジニアリング商社機能強化に向けてのさまざまな変革を、しっかりと下支えしていきます。