CASE STUDY高輪プラスチックス株式会社 様

短期の開発で使い始めることができるのも、「楽商」の特長です。高輪プラスチックスでは、2013年4月に「楽商」採用を決め、6月にカスタマイズ部分の開発を開始し、同年12月には新しい販売管理システムの利用を開始しました。
「JSTとの打ち合わせは、話が早い。拠点間のデータ連携をどうするか、顧客ごとに仕様が異なっているデータベースをどのようにして統合するかなど、問題を提起すると、持ち帰ったりせずにその場でさっと解決策を提案してくれるので、短期間でどんどん話を進められました」と加藤氏。
それでも、担当者１人１人の要望に合わせて操作性もデータベースも個別に作り込み、長年使ってきたシステムを完全に入れ替えるのは、社員にとって大きなストレスでした。
「変化は痛みを伴うし、投資も必要になります。しかし会社が前進するためには『やるしかない』と腹をくくりました。社員全員がJSTの講習を受けたり、操作マニュアルを社内で作るなど、全社一丸になって取り組むことで、なんとか克服しました」と加藤氏は生みの苦しみを語ります。

新システムでは、見積、加工、発注、請求に至る全プロセスで受注や売上の数値が一貫するのはもちろんのこと、帳票や図面までも、案件管理と連動した一元管理を目指しました。
高輪プラスチックスでは、見積や受注の段階で、商品ごと、あるいは受注案件ごとに、その商品に関する図面のPDFファイルや加工指示のExcelファイルを登録する機能をカスタマイズして加えました。
そして、見積、受注、あるいは、納品後の検索など、どの業務処理のプロセスでも、画面に表示されている「図面」ボタンをクリックするだけで、その商品、その案件にヒモづけられた図面や資料をダイレクトに立ち上げて見ることができるようにしたのです。
帳票印刷も工夫しました。外注依頼処理のときに、現品票、発注書（加工指示書）、検査表、納品書等を同時に印刷できるのは、「楽商　加工・外注マイスター」の標準機能ですが、さらに一歩踏み込んで、これらを1枚の紙に見やすく自動レイアウトして印刷する仕組みをカスタマイズ開発しました。コンパクトで効率のよい帳票印刷を実現したのです。

システムの刷新によって、見積から、受注、発注、仕入、売上までデータが連携するようになり、重複入力はなくなりました。
「いままでは、受発注、仕入、納品書と、最低でも3回、同じデータを入力していましたから、入力の手間は半分以下になったことになります。さらに、売掛買掛データが会計システムまで連動するようにしましたから、経理担当者も手間が省けたと喜んでいます」と加藤氏は言います。
3つの拠点はネットワークで結ばれ、全社レベルの集計がリアルタイムに行われるようになりました。顧客データベースも統一しましたから、顧客１社を、複数の担当者が協力しながらフォローすることもできるようになりました。
様々な角度からのデータ分析が容易に行えるようになったのも大きな成果です。現在では、たとえば、見積件数は増えているのか、見積に対する受注率は上がっているのかなど、問題点を把握したうえで、営業戦略を立てています。

顧客対応も大幅にスピードアップしました。
問い合わせの電話をいったん切ることなく、図面や資料まで手元の画面で参照しながらすばやく応対していると、「どうしてこんなに返事が速いのか」、「うちが電話するのがわかっていて、用意して待っていたみたい」など、複数の顧客から驚きのことばをいただいているそうです。
「データ処理と商品の流れがスムーズに連動するようになった結果、仕事そのものの動きが速くなり、確実性も高まりました。お客様からの信頼が生命線である当社にとって、きわめて大きな経営効果です。販売管理システムが、仕事を取るための武器になっているといっても過言ではありません」と加藤氏。「楽商」は、同社の規模、同社の業態にマッチしたシステムであると、使っているうちにも改めて再認識していると付け加えました。

今後は、「楽商」で管理している図面などの情報をWebを使って協力会社と共有する体制を作り、コミュニケーションコストを下げつつ、より密接な関係づくりをしたいと、思いは広がっていきます。