CASE STUDY有限会社ケイジェイ 様

導入前は販売管理システムを利用し、製造現場で必要となる製造指示書や配送準備に必要な帳票はシステムで管理できず、Excelを使った運用が続いていました。電話やFAXの注文内容を確認した後、販売管理システムへ入力するだけでなく、製造指示に必要な情報を改めてExcelへ入力。そこから製造指示書を作成し、さらに配送先ごとの仕分けや製造現場で使用する独自帳票もExcelで作成していました。受注件数が多い日には、製造指示書の作成だけで午前中いっぱいかかることもあり、製造開始までの時間が限られるなかで、大きな負担となっていました。また、注文内容は複数人で読み合わせを行い、数量や商品、配送先などを確認してから入力する運用だったため、確認作業にも多くの時間を要していました。

Excelへの転記や手入力が多いことで、入力ミスや記載漏れ、読み違いなどのリスクも発生しやすく、ミスを防ぐための確認作業が欠かせない状況でした。

「製造指示書の内容に誤りがあると、そのまま製造に進んでしまい、納品後にお客様からの指摘で初めて違いに気づくこともあります。その場合は作り直しや再配送が必要となり、製造現場や配送担当者にも大きな負担がかかっていました」とケイジェイの田口美佳氏（以下、田口氏）

販売管理システムの見直しにあたり重視したのは、販売管理業務だけを管理することではありませんでした。本当に解決したかったのは、販売管理システムの外で行っていた製造指示や配送準備など、現場業務も含めて効率化できることでした。

「受注から製造、配送準備に至るまでの一連の業務を丁寧にヒアリングし、どの情報をどのタイミングで確認し、どの帳票として出力する必要があるのかを整理し、販売管理と現場業務をつなぐ運用を提案していただきました」と田口氏は振り返ります。

決め手となったのは、パッケージに業務を合わせるのではなく、自社の業務に合わせて仕組みを構築できる点でした。現場で長年続けてきた業務を理解したうえで改善策を提案してもらえたことから、「販売管理だけで終わらないシステム」として安心して導入を進めることができました。

導入前は、受注内容を確認しながらExcelへ入力し、製造指示書を作成していました。注文内容を確認しながら、商品名や数量、配送先、配車順などを一つひとつ整理する必要があり、注文が集中する日には、この作業だけで午前中いっぱいかかることもありました。

現在は、受注データをもとに製造指示書を出力できるようになったことで、製造指示書の作成が不要になり担当者の負担軽減につながっています。

製造現場や配送で使用する独自帳票も、以前はExcelで作成していました。商品ごとの内容を確認しながら入力・印刷する必要があり、作業に半日ほどかかることもありましたが、「楽商」から必要な情報を出力できるようになったことで、現在は約30分で作業を終えられるようになりました。作業時間の短縮だけでなく、入力ミスや確認作業の削減にもつながっています。

販売管理システムと現場業務が連携したことで、受注情報を何度も入力し直す必要がなくなりました。

製造指示や配送準備に必要な情報を同じデータから出力できるようになったことで、Excelへの転記や読み合わせによる確認作業が減少。担当者の経験に頼っていた業務も標準化され、誰が対応しても同じ情報をもとに業務を進められる環境が整いました。

近年は、お客様から「電話やFAXではなくWebで注文したい」というニーズが高まっていました。

そこでWebサイトの機能強化を行い、これまで電話やFAXで対応していた注文もWeb上で完結できる仕組みを構築。さらに、その注文データを「楽商」へ取り込めるようにしました。

これにより、受注内容を再入力することなく売上から請求書発行、製造指示書や各種帳票の作成までスムーズにつなげられるようになり、受注処理の負担を軽減するとともに、転記ミスや入力ミスのリスクも抑えられています。

私たちもシステムに詳しいわけではなかったので、導入前は「本当に使いこなせるのだろうか」という不安がありました。

しかし、導入時には現場で運用が軌道に乗るまでしっかりサポートしていただき、導入後も分からないことがあれば丁寧に教えていただけたので、安心して運用を続けることができています。CSVデータの扱いやシステム用語など専門的な内容も、ひとつひとつ分かりやすく説明していただけたことが印象に残っています。

また、私たちの場合は販売管理だけでなく、製造指示や配送準備など現場業務まで見直すことができたことで、Excelや手作業に頼っていた業務を大きく改善することができました。

「システム導入では機能だけでなく、自社の業務に合わせた提案をしてくれることや、導入後も安心して相談できるサポート体制がとても重要だと感じています。同じような課題や不安をお持ちの企業様は、まずは一度相談してみることをおすすめします。」（田口氏）

有限会社ケイジェイ様が展開する「魚屋さんのお弁当 金兵衛」は、魚屋を原点とするお弁当ブランドです。
目利きした魚を使ったお魚のお弁当をはじめ、お肉のお弁当、懐石弁当、特価弁当など幅広い商品を提供。
代々木上原本店・分店、八重洲店を拠点に、店頭販売や予約弁当の受け渡し、配達にも対応しています。
素材のおいしさや安心・安全にこだわりながら、ロケ弁や会議・イベント向けのお弁当として多くのお客様に利用されています。