CASE STUDY株式会社日本歯科工業社 様

医療、医薬品、毒劇物の販売には、販売元／販売先の双方が必要な許可を取得していることが必須です。そのため、日本歯科工業社では、販売先への許可証の有効期限や更新状況を確認し、システム上のデータを随時更新する必要がありました。

しかし、旧システムでは、この確認・更新作業に時間がかかっていた上、
有効期限切れに受注時点で気づくこともありました。薬事許可の期限が切れている場合は販売ができないため、業務の遅れや顧客対応への影響が課題となっていました。

「楽商」メディカル導入後は、「有効期限切れ」を受注前に管理者が確実に気付けるよう、期限が切れる一ヶ月から余裕を持って対応できるフローに変更。加えて、どの許可証の更新確認が取れていないかをシステム上で管理者が把握できるようになり、お客様にもお伝えできることで受注の遅れがなくなりました。

商品の入出荷を支えるロット・シリアルナンバー管理では、人手による作業が残っていました。
ハンディターミナルは導入していたものの、活用していたのは出荷時のみで、入荷時はロットを手入力で登録していたのです。
そのため、「０（ゼロ）とO（オー）」や「１（イチ）とI（アイ）」など、アルファベットと数字の入力間違いや桁数の誤りなどが発生し、出荷時のバーコード照合でエラーとなるケースが少なくありませんでした。エラーが発生すると、修正作業に１件あたり３分～４分を要し、件数が積み重なると出荷業務全体の遅延につながることもありました。
また、最悪の場合には誤出荷のリスクも抱えており、作業の正確性と効率性の向上が求められていました。

「楽商」メディカル導入後は、入荷作業でも手入力ではなく、ハンディターミナルでの運用に変更したことで、ロット・シリアルナンバーの誤入力がなくなり、作業がスピーディになって、誤出荷や出荷の遅延を防ぐことができるようになりました。

毎年３月と９月に行われる棚卸は、多くの社員で行う一大業務でした。
１人が数えてもう１人が記録するというペア体制で作業を行っていたため、倉庫部門だけでは対応しきれず、営業や受注部門の社員も加えたおよそ４０人が動員されていたのです。

作業は夕方から開始し、残業で対応するのが常態化していたため、社員の負担は大きく、効率面でも改善が求められていました。

「楽商」メディカルを導入し、管理機能が向上した現在は、棚卸でもハンディターミナルを活用することで、以前の１／４ほどの１０人程度で対応できるようになったため、倉庫部門の担当者だけで作業を終了できるようになっています。

医療機器修理業の許可を持つ同社では、修理やクレーム対応も重要業務の一つであり、修理依頼は日々50品目ほど受け付けています。対応はサービス部門の担当ですが、お客様からの問い合わせは営業担当に直接寄せられるケースが多々あります。

しかし、以前は修理やクレーム対応の進捗を紙ベースで管理していたため、営業担当は状況を確認するたびにサービス部門に出向いて問い合わせる必要がありました。そのため、情報共有に手間がかかるだけでなく、お客様への回答にも時間を要することが課題となっていました。

「楽商」メディカルとKintoneとの連携により、「修理受付」「見積依頼」「顧客回答待ち」「修理完了」「クレーム返品・交換」といったステータスを可視化して管理、共有できるようにしました。
営業担当も自分のパソコンやスマホなど、各自でステータスを確認して回答できるので、迅速に対応できるようになったと、高評価を得ています。

旧システムはオンプレミス運用だったため、サーバートラブルが生じた際には、業務中にシステム運用を中止して作業を行うか、業務終了後からの作業を行う必要がありました。

「毎朝、再起動がかかるように設定してあるにも関わらず、サーバーが起動しないということがありました。その時は９時からすぐに全社を上げてお客様に状況説明の連絡をして対応し、１０時までには何とか復旧。受注・出荷業務停止のリスクがありましたから、もし、丸１日かかっていたらと思うとゾッとしますね」（岡田氏）

このリスクを解消すべく、「楽商」メディカルの導入を機にクラウド環境へ移行し、バックアップをクラウド上で行う体制を構築。現在は、サーバー保守にかかる負担が大幅に軽減され、安定したシステム運用を実現できています。

現在、日本歯科工業社では、業務に合わせたシステムのさらなるカスタマイズとA Iとの連携強化に向けた検討を進めています。特に、AIを活用したデータ分析には大きな可能性を感じており、経営判断や業務改善への活用に期待を寄せています。

「新製品の販売トレンドを分析することで、需要に応じた適正在庫の実現や発注精度の向上につなげたい。また、お客様ごとの受注実績データをA Iで分析することで、より効果的な提案やサービスの提供にも活かせるのではないかと期待しています。」（岡田氏）

A Iとデータを活用した新たな取り組みは、単なる業務の効率化にとどまるものではありません。長年培ってきた顧客との信頼関係とデジタル技術を融合させながら、日本歯科工業社は次の成長ステージに向けた挑戦を始めようとしています。

株式会社日本歯科工業社は、１９５３年の設立以来、歯科医療機器・材料の販売、修理、製造販売を手掛ける歯科医療専門商社です。東京都台東区を拠点に、歯科医院や歯科技工所へ幅広い製品とサービスを提供しています。

歯科医療の現場を支える豊富な商品知識と技術力を強みに、医療機器の販売からアフターサービスまで一貫して対応。歯科医療の発展とお客様の課題解決に貢献し続けています。